La evaluación de la competencia se define como cualquier sistema para medir y documentar la capacidad técnica del personal.

El objetivo de la evaluación de la competencia es identificar las brechas o falencias de la capacidad técnica del trabajador y corregir estos desvíos antes de que afecten a los resultados del laboratorio y que podrán resolverse a través de formación específica en esa tarea.

Se debe definir los responsables de dicha evaluación:

•¿Quién llevará a cabo las evaluaciones? La responsabilidad de realizar la evaluación se debe asignar a alguna persona que haya demostrado competencia anteriormente en el área que se va a evaluar. La persona responsable debe documentar y valorar los resultados de la evaluación

•¿Qué se evaluará? Se deberán identificar las competencias fundamentales de cada tarea. Los supervisores de primera línea deben participar en esta etapa

•¿Cuándo se producirán las evaluaciones (frecuencia)? Es importante elaborar un calendario de las evaluaciones periódicas de cada trabajador. Cuando se introduzcan nuevos procedimientos y equipos en el laboratorio, deberá implementarse un periodo de formación y posteriormente la evaluación para todos los trabajadores.
Asimismo, es importante seguir un esquema de la evaluación de la competencia:

1. El evaluador comunica al trabajador de antemano para informarle de que la evaluación se realizará a una fecha y hora predeterminada.

2. La evaluación se realiza mientras el trabajador está realizando tareas en las que emplea muestras de rutina.

3. La evaluación se realiza mediante un método específico documentado y se debe guardar los registros.

4. Los resultados de la evaluación se comunican al trabajador.

5. Se elabora un plan de acción correctiva que define la nueva formación si fuera necesario.

Es importante que existan lineamientos definidos y estandarizados, con el fin de evaluar a todos los trabajadores de la misma forma, evitando ciertos sesgos.

Y por último, todas las evaluaciones de la competencia deben registrarse de forma que reflejen la fecha y los resultados y guardarse en un lugar en el que se mantenga la confidencialidad. Estos registros son parte de los documentos del sistema de gestión de la calidad del laboratorio y deberán revisarse de forma periódica y utilizarse para la mejora continua.

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Dentro de esos lineamientos indica que el laboratorio debe “definir los criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y reevaluación de los proveedores externos”

A la pregunta: ¿Se debe evaluar todos los proveedores? La respuesta es No.  Evalúa y controla a los proveedores que te suministran productos o servicios que impactan potencialmente con el Sistema de Gestión de Calidad.

Compartimos algunos alcances que debes tener en cuenta para el cumplimiento de este requisito:

1. Establece criterios de evaluación: Define los criterios específicos que utilizarás para evaluar a tus proveedores, estos podrían ser: Experiencia en el rubro, cumplimento de especificaciones, plazos de entrega, capacidad de respuesta ante quejas, precio competitivo, certificaciones de calidad, etc.
2. Recopila datos: Recolecta información relevante sobre el desempeño de tus proveedores. Considera la retroalimentación de los clientes, informes de inspección de productos recibidos, entre otros.
3. Realiza visitas a tus proveedores: Establece un cronograma para llevar a cabo las visitas a tus proveedores. Esto te permitirá monitorear su desempeño de sus procesos, verificar su conformidad con los requisitos de calidad  y detectar cualquier oportunidad de mejora.
4. Utiliza herramientas de evaluación: Esto puede incluir un cuestionario de evaluación con los criterios arriba mencionados y la nota ponderada que califique cada criterio, según lo establecido por la organización.
5. Establece acciones correctivas: Trabaja en conjunto con ellos para establecer un plan de acción para las oportunidades de mejora. Asegúrate de dar seguimiento a estas acciones para verificar su efectividad y garantizar la mejora.

Fortalecer la relación con tus proveedores, te ayudará a  alinear sus actividades con tus necesidades y expectativas.

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Para ello puedes enviar los equipos de medición a calibrar, a una empresa de calibración acreditada, o también, puedes optar por realizar verificaciones con patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales (la norma ISO es clara en ese sentido)

Si optas por hacer verificaciones con patrones de medición trazables, es importante que lo realice personal competente o capacitado que asegure la trazabilidad de dichas pruebas. Además el patrón de referencia se debe calibrar a intervalos planificados.

A continuación se detallan algunos factores a tener en cuenta para los intervalos entre las calibraciones:

• – La incertidumbre de la medición requerida.
• – Historial del equipo, resultados de calibraciones previas.
• – La frecuencia del uso del equipo
• – Las recomendaciones del fabricante
• – Las condiciones ambientales a las que está expuesto el equipo, incluidos los efectos debidos al transporte.

IMPORTANTE: Se debe proporcionar los medios para garantizar que los equipos de medición se almacenan, controlan y entregan a los usuarios de forma segura, según sea necesario, evitando daños o deterioros que pueda invalidar el estado de calibración y por ende los resultados de las mediciones. Cualquier elemento del equipo de medición que se encuentre dañado debe ser notificado, puesto en cuarentena, revisado y sustituido si es necesario tan pronto como sea posible.

RECUERDA: La calibración de cualquier dispositivo de medición sólo es válida durante un periodo de tiempo determinado. Por lo tanto, la trazabilidad caduca cuando expira la calibración.

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La Norma ISO/IEC 17025 contiene requisitos de gestión como requisitos técnicos, basados en principios de aseguramiento de la calidad y que inciden sobre la mejora continua con un enfoque de procesos y un pensamiento basado en riesgos.

La mejora continua es un concepto fundamental en los laboratorios de ensayo, donde la calidad y la precisión son críticas para obtener resultados confiables.

Aquí vamos a mencionar algunas prácticas claves relacionadas con la mejora continua en este contexto:

• Gestión de la Calidad:

Implementar un sistema de gestión de la calidad, como ISO/IEC 17025, que establezca estándares y procedimientos para garantizar la precisión y la confiabilidad de los resultados de los ensayos.

Realizar auditorías internas y externas periódicas para evaluar el cumplimiento de los procedimientos y estándares de calidad.

• Capacitación del Personal:

Proporcionar formación continua al personal para asegurar que estén actualizados en las técnicas de ensayo, equipos y procedimientos, de tal manera que les permita desarrollar sus competencias y mejorar su desempeño.

• Actualización de Equipos y Tecnologías:

Invertir en la adquisición de nuevas tecnologías y equipos que mejoren la eficiencia, precisión y capacidad de los ensayos.

• Revisión y Mejora de Procedimientos:

Realizar revisiones periódicas de los procedimientos de ensayo para identificar posibles mejoras, con la participación activa y la retroalimentación del personal, de tal manera que sus ideas sean un aporte para la optimización de los procesos.

• Gestión de Datos:

Implementar sistemas de gestión de datos eficaces, herramientas analíticas que puedan garantizar la integridad y la trazabilidad de los datos de ensayo.

• Evaluación de Riesgos:

Identificar y evaluar los riesgos asociados con los procesos de ensayo para implementar acciones que nos permita abordar posibles interrupciones en los procesos.

• Comunicación y Colaboración:

Fomentar una cultura de comunicación abierta y colaboración con el personal del laboratorio.

Establecer canales de comunicación efectivos con los clientes para comprender sus necesidades y expectativas.

• Indicadores de Desempeño:

Definir y monitorear indicadores clave de desempeño (KPI) para evaluar la eficacia de los procesos y la calidad de los resultados.

• Revisiones Post-Ensayo:

Realizar revisiones post-ensayo para evaluar la calidad de los resultados e identificar oportunidades de mejora. Recuerda que el uso de prácticas efectivas de mejora continua contribuye a la optimización constante de los procesos en los laboratorios de ensayo, mejora la calidad de los resultados y en consecuencia la satisfacción del cliente.

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