Aún recuerdo la primera vez que tuve que pasar una auditoria con el organismo acreditador (en ese entonces INDECOPI), era el año 2004, no había Facebook, ni YouTube, y mucho menos internet en los celulares. No existían muchos laboratorios acreditados a nivel nacional y la información de cómo implementar los requisitos de la norma NTP ISO/IEC 17025 era limitada.
Tenía a mi cargo la responsabilidad de la supervisión de laboratorio, pero también era analista titular de 5 métodos de ensayo y analista suplente de otros 3 métodos. El laboratorio tenía una estructura organizacional reducida. Sin embargo, mi equipo era comprometido y considero que nuestro éxito se basó en asumir el reto de la acreditación como un desafío personal.
Nos preparamos mucho para la auditoria, capacitándonos los sábados y domingos fuera del horario laboral para no afectar la productividad del laboratorio. Realizamos las diferentes pruebas de validación de los métodos, y verificamos el cumplimiento de todos los documentos declarados en el sistema de gestión.
Cuando llegó el día tenía muchos sentimientos encontrados, nervios, ansiedad, inseguridad, cansancio, etc. Pero una vez iniciada la auditoria la adrenalina subió y me concentre en dar todo de lo que había aprendido hasta ese momento.
Luego de 2 largos días, el auditor líder concluyó que las no conformidades encontradas no eran graves, había que resolverlas y luego era cuestión de trámite para obtener nuestro reconocimiento de la acreditación. ¡Realmente fue un momento feliz!!!
Si eres analista de laboratorio y es la primera vez que vas a pasar una auditoria quiero darte los siguientes consejos:
- Revisa la metodología y reconoce lo que dice cada línea de esta. Más aún si el documento está en inglés.
- Organiza la información relacionada a tus métodos (procedimientos, instructivos, registros, etc.)
- Revisa que los equipos (incluyendo patrones de referencia) de tus métodos se encuentren calibrados y/o verificados.
- Revisa que los reactivos que están involucrados en tus métodos se encuentran vigentes y con sus certificados.
- Verifica tener a la mano las evidencias del aseguramiento de la calidad del método.
- Verifica las condiciones ambientales según aplique.
- Revisa que la información que demuestre trazabilidad de los ensayos ejecutados estén ordenados.
Asimismo, debe estar claro para todos los miembros del laboratorio quien se encarga de administrar los registros técnicos como, por ejemplo: habilitación del personal, estimación de incertidumbre, ensayos de aptitud, etc. Pues no siempre lo maneja el analista sin embargo se observa bien cuando todos conocen la ubicación de estos registros claves del laboratorio.
Si te encuentras muy nervioso(a) sugiero pidas a un compañero de más experiencia o tu inmediato superior que haga la vez de auditor, es decir realizar una especie de simulacro con un check list, esto ayudara a identificar alguna omisión y además te brindara más seguridad para el día de la auditoria.
Finalmente, para menguar la carga que genera la auditoria recuerda: “No hay resultado perfecto de auditoria”.
La auditoría es una herramienta que aporta valor para la mejora del sistema de gestión de la calidad.
